Règlement intérieur
ARTICLE 1 - SIÈGE DE L'URPS
Le Siège de l'URPS regroupant les infirmiers libéraux de Basse-Normandie est fixé à :
La Maison des professions libérales, 11-13 rue du colonel Remy, 14053 CAEN cedex 4
Il pourra être transféré sur proposition du Bureau par simple décision de l'Assemblée de l'URPS Infirmier prise à la majorité des 2/3 de ses membres.
ARTICLE 2 - COMPOSITION DE L'ASSEMBLÉE
L'URPS infirmiers est administrée par une Assemblée regroupant l'ensemble des élus.
Les infirmiers qui cessent d'exercer leur activité d’infirmier libéral sous convention, quelle qu'en soit la raison et notamment du fait d'une sanction d'interdiction d'exercer ou de soigner les assurés sociaux, cessent d'office d'exercer leur mandat de membre de l'Assemblée. En cas d’absence prolongée, ou d’une cessation d’activité temporaire d’un membre du bureau ou de l’assemblée, il est procédé au remplacement par le membre élu de sa représentation syndicale, l’exercice du mandat de membre de l’assemblée en cessation d’activité, est suspendu pendant la période correspondante à son absence. N'est pas considéré comme ayant cessé son activité, un infirmier dont l'activité est temporairement arrêtée pour raison de santé.
Peuvent être invités à une Assemblée par le Bureau un représentant des professions de santé ou tout expert pour être entendu.
Les séances de l'Assemblée ne sont pas publiques.
ARTICLE 3 - VACANCE DE POSTE
Selon l’article R 4031-15 «Lorsqu'un siège de l'Assemblée devient vacant, le Bureau pourvoit à son remplacement pour la durée du mandat restant à courir en faisant appel au candidat venant en rang utile sur la liste électorale à laquelle appartenait l'ancien titulaire. Lorsque cette liste est épuisée, il n'est pas procédé au remplacement ».
Toutefois, si la moitié au moins des sièges de l'assemblée devient vacante sans qu'il soit possible de pourvoir aux remplacements, il est procédé au renouvellement de l'ensemble de ces sièges par voie d'élection, selon les modalités prévues aux articles R 4031-19 à R 4031-38 du Code de Santé Publique. Ce renouvellement a lieu pour la durée du mandat restant à courir.
Les dispositions de l'alinéa qui précède ne sont pas applicables au cours de la dernière année du mandat de l'assemblée ».
ARTICLE 4 - FONCTIONNEMENT DE L'ASSEMBLÉE
L'Assemblée de l'URPS se réunit sur convocation de son Président au moins deux fois par an. Ces deux assemblées minimales auront lieu pendant les deuxième et quatrième trimestres de l'année civile.
La convocation précisera l'ordre du jour et l'heure de début des délibérations ; elle sera faite par lettre simple ou par courrier électronique adressé par le Président à chaque élu de l'Assemblée. Le délai entre la date d'envoi de cette convocation et la date de l'Assemblée est au moins de deux semaines. Les Assemblées Générales auront lieu de préférence le jeudi.
La convocation est de droit si la majorité absolue des membres composant l'Assemblée, ou la majorité des membres du Bureau, ou le Président le demande ; la demande doit être adressée par lettre recommandée au Secrétaire de l'URPS avec les noms et signatures des demandeurs. Dans ce cas le Président dispose d'un délai d'un mois pour réunir les membres de l'Assemblée. La convocation doit être adressée au moins deux semaines avant la date de réunion prévue.
En cas d'urgence, le président peut ne pas respecter le délai de convocation de deux semaines. Dans ce cas, l'Assemblée Générale se prononce en début de séance sur l'urgence et les conditions exceptionnelles de cette convocation. En cas d'acceptation, la majorité requise pour les décisions est des 2/3 des membres élus de l'Union, hors procuration.
L'Assemblée ne peut valablement délibérer que si la moitié au moins des membres qui la compose est présente, soit un quorum de 5 membres physiquement présents.
Tout membre de l'Assemblée peut proposer en début de séance d'ajouter un point à l'ordre du jour. L'Assemblée se prononcera à la majorité sur l'acceptabilité de ce point ; dans ce cas les procurations ne sont pas admises.
Les membres qui quittent définitivement l'Assemblée en cours de séance doivent en informer le Secrétaire de séance.
Lorsque le quorum n'est pas atteint, l'Assemblée délibère valablement après une nouvelle convocation dans les huit jours, quel que soit le nombre des membres présents ; aucun point nouveau ne pourra être abordé avant épuisement de l'ordre du jour précédent.
Les délibérations de l'Assemblée donnent lieu à l'établissement de procès-verbaux conservés au Siège de l'URPS et signés par le Président et le Secrétaire ou leurs remplaçants.
Les membres de l'Assemblée ainsi que toute personne qui participe à ces travaux sont tenus aux règles du secret professionnel dans les conditions prévues par les textes réglementaires.
Les membres qui manquent trois assemblées générales successives peuvent être considérés comme démissionnaires par décision de l'Assemblée Générale sur proposition du Bureau.
ARTICLE 5 - RÈGLES DE MAJORITÉ
Les décisions de l'Assemblée sont prises à la majorité simple des membres présents et représentés, sauf dans le cas où une majorité qualifiée est requise en vertu des dispositions du présent règlement intérieur. Cette majorité se calcule en fonction des suffrages exprimés (à l'exclusion des votes blancs, des votes nuls et des abstentions). En cas de partage égal des voix entre les membres de l'Assemblée de l'URPS, la voix du Président est prépondérante.
Procuration
Les membres de l'Assemblée peuvent donner procuration à un membre choisi parmi les élus de l'Assemblée. Chaque élu ne peut détenir plus de deux procurations. Les procurations ne sont valables que pour une séance et ne peuvent être données par le même élu plus de deux fois consécutives. Les procurations sont nominatives, signées par le demandeur et enregistrées par le Secrétaire de séance, elles peuvent être communiquées r par courriers par fax ou par mails.
Il ne sera pas tenu compte des procurations pour la fixation du quorum. Les procurations ne pourront être utilisées que pour les votes relatifs aux sujets préalablement mentionnés sur l'ordre du jour de l'Assemblée Générale.
Les procurations seront transmises au Président au début de l'Assemblée et celui-ci les annoncera.
Votes
Les votes ont lieu à main levée, et nécessairement à bulletin secret dans les cas suivants :
- pour l'établissement ou les modifications du règlement intérieur,
- le transfert du Siège de l'URPS,
- le vote sur le budget prévisionnel et l'approbation des comptes.
Dans ces trois cas, la majorité des deux tiers des suffrages exprimés est requise et les procurations ne sont pas autorisées. Les procurations ne sont pas admises pour l'élection des membres du Bureau.
Les votes ont lieu aussi à bulletin secret :
- Un des membres présents le demande,
- pour tout vote concernant les personnes.
ARTICLE 6 - RÔLE DE L'ASSEMBLÉE
L'Assemblée administre l'URPS. Elle a notamment pour rôle :
- de décider sur toutes les questions figurant à l'ordre du jour joint à la convocation,
-de fixer les priorités de l'action du Bureau et de contrôler celle-ci,
- de proposer toute question à mettre à l'étude de la prochaine réunion de l'Assemblée,
- d'approuver les comptes du Trésorier, de voter le budget de l'année suivante,
- de se prononcer sur la création de Commissions fonctionnant sur le budget global de
l'URPS.
ARTICLE 7 - CONDITIONS DE REMBOURSEMENT DES FRAIS & INDEMNISATION
Les fonctions de "membre de l'Assemblée" sont exercées à titre gratuit. Toutefois, le remboursement des frais induits par l’activité d’un membre élu se fera selon l’arrêté du 2juin 2010. Soit :
Les frais de transport sont indemnisés sur présentation des justificatifs correspondants, selon le barème kilométrique édicté par l’administration fiscale, auquel s’ajoutera les frais de péage et de parking pour les déplacements faits avec le véhicule personnel de l’élu de l’union.
Au tarif SNCF 1ère classe + réservation + taxi pour les déplacements en train.
Les frais de séjour si besoin : Repas, hôtel après accord préalable.
La perte d’activité liée au temps passé en transport est indemnisée sur la base de 12 AMI par heure de transport.
L’attribution d’indemnités de perte d’activités (49 AMI par demi-journée au maximum), sera faite chaque fois qu’un des membres de l’assemblée de l’union sera convoqué pour une réunion, ou, à chaque fois qu’un ou plusieurs membres seront mandatés pour représenter l’union régionale avec un maximum de deux ½ journées par jour ; Cette rémunération étant conditionnée à l’établissement d’un compte rendu à transmettre à l’union.
Le travail réalisé ponctuellement par les Elus ou les infirmiers mandatés dans le cadre de leur activité de représentation de l’Union (préparation de réunions, étude de dossiers, relecture, rédaction) peut également être indemnisé 12 AMI par heure après autorisation du Bureau, sur déclaration de l’Elu ou de l’infirmier mandaté.
Les élus peuvent bénéficier, après accord préalable du Bureau, de 2 journées de formation annuelles indemnisées par l’Union dans les mêmes conditions que citées précédemment dans la mesure où ces formations sont liées à la nature de leurs fonctions au sein de l’Union.
La perte d’activité des membres du Bureau et des responsables de commission liée à leurs fonctions électives est indemnisée sur la base du même montant.
Cette indemnisation est subordonnée à la production d’une feuille d’émargement qui devra être transmise aux services administratifs de l’Union au plus tard dans les deux mois qui suivent la clôture du travail réalisé.
Dans tous les cas, l’indemnisation fait l’objet d’une déclaration en complétant et validant un bordereau récapitulatif de la perte d’activité établi trimestriellement par les services administratifs de l’Union.
L’indemnisation est effectuée sous le contrôle du Trésorier.
Les feuilles d’émargement et les ordres de missions sont conservés 3 ans par le Secrétariat.
La somme totale de ces indemnités perçues durant une année civile ne peut excéder deux fois la valeur du plafond annuel de sécurité sociale.
Chaque élu fera son affaire d’une déclaration fiscale adéquate pour le total de ses indemnités annuelles ; ce dont l’Union n’est pas responsable.
ARTICLE 8 - TENUE DE L'ASSEMBLÉE
Le Président ou l'un des Vice-présidents, ou à défaut leur représentant au sein du Bureau de l'Union, préside les séances de l'Assemblée, ouvre les séances, prononce les suspensions de séances et la clôture.
Les questions inscrites à l'ordre du jour sont débattues dans l'ordre indiqué dans la convocation. Il peut être dérogé à cette règle par décision des membres de l'Assemblée prise à la majorité.
Tout membre de l'Assemblée qui désire prendre part au débat doit demander la parole au Président de séance ; elle est donnée dans l'ordre dans lequel elle a été demandée. Si plusieurs membres demandent la parole en même temps, l'ordre des orateurs est fixé par le Président.
Une interruption de séance peut-être demandée par :
- le Président de l'URPS,
- chaque liste électorale,
- la majorité simple.
Le Président peut procéder à tout moment à un rappel à l'ordre.
L'Assemblée peut décider à la majorité simple l'ajournement d'un débat ; auquel cas, la question ou le projet de résolution sont supprimés de l'ordre du jour. Lorsqu’ aucun membre de l'Assemblée ne demande plus la parole, le Président déclare la clôture des débats.
ARTICLE 9 - PROCÈS-VERBAUX
Conformément aux dispositions légales, les délibérations de l'Assemblée donnent lieu à l'établissement de procès-verbaux conservés au siège de l'URPS, signés par le Président et le Secrétaire ou leurs remplaçants, et approuvés par l'Assemblée Générale suivante.
ARTICLE 10 - CONSTITUTION DU BUREAU DE L'UNION
Élection du Bureau
L'Assemblée de l'UNION élit en son sein un Bureau composé, conformément aux dispositions de l'article R. 4031-9 du Code de la Santé Publique, de six membres
- un Président et un Vice-Président,
- un Secrétaire Général et un Secrétaire Général-Adjoint.
- un Trésorier et un Trésorier-Adjoint,
Les membres du bureau sont élus au scrutin secret, pour la durée du mandat des membres des unions régionales des professionnels de santé, par l'assemblée et choisis dans les élus de cette assemblée. Le scrutin a lieu à la majorité absolue des suffrages exprimés aux deux premiers tours et à la majorité relative au troisième. En cas d'égalité de suffrages au 3e tour, le candidat le plus âgé est déclaré élu.
Les membres du Bureau sont élus par un vote distinct pour chaque poste.
En cas de décès ou de démission de l'un des membres du Bureau, il est procédé à son remplacement au cours de la première réunion de l'Assemblée qui suit la vacance et selon les mêmes règles que ci-dessus. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l'époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.
En cas de faute grave d'un membre du Bureau dans l'exercice de son mandat et après avoir été mis en mesure de présenter sa défense, il est déclaré démissionnaire d'office par l'Assemblée se prononçant à la majorité des 2/3 des membres présents par un vote à bulletin secret.
ARTICLE 11- FONCTIONNEMENT DU BUREAU
Le Bureau se réunit sur convocation du Président par lettre simple ou courrier électronique ou sur la demande de la moitié de ses membres et, en règle générale, une fois par mois. Les décisions sont prises à la majorité des voix ; en cas de partage, la voix du Président est prépondérante.
Tout membre du Bureau qui, sans excuses valables, n'aura pas assisté à trois réunions consécutives est considéré comme démissionnaire.
ARTICLE 12 - MISSIONS DU BUREAU
Le Bureau exerce toutes les missions qui lui sont confiées par l'Assemblée de l'URPS. Le Bureau est chargé d'expédier les affaires courantes, de préparer les réunions de l'Assemblée et de soumettre à celle-ci toutes les questions dont il est saisi, d'exécuter les décisions de l'Assemblée de l'URPS. Il peut prendre dans l'intervalle des Assemblées toutes décisions utiles à la gestion de l'Union. L'Assemblée contrôle l'action du Bureau. Un compte-rendu de l'action du Bureau est fait à l'Assemblée de l'URPS dans un rapport annuel présenté par le Président.
ARTICLE 13 - RÔLE DES MEMBRES DU BUREAU
Le Président représente l'URPS en justice et dans tous les actes de la vie civile. Il dirige les débats et préside l'Assemblée de l'URPS. Il conduit le Bureau dans les démarches extérieures. Il signe toutes les communications et conventions établies au nom de l'URPS. Il nomme aux emplois mentionnés à l'Article 14, après avis du Bureau.
Le 1er Vice-président assure les missions du Président absent et l'assiste dans ses fonctions ordinaires..
Le Secrétaire Général dirige le secrétariat. Il assure la correspondance de l'URPS, réunit la documentation nécessaire au travail du Bureau, de l'Assemblée, des Commissions telles que définies à l'Article 6 et coordonne leurs travaux. Il veille à la publication des procès-verbaux qu'il signe avec le Président. Le Secrétaire Général-Adjoint assiste le Secrétaire Général dans sa tâche.
Le Trésorier encaisse les recettes provenant de la contribution des infirmiers, des dons, legs et concours financiers divers. Il solde les dépenses prévues au budget voté par l'Assemblée de l'URPS ou autorisées par le Bureau en cas de nécessité ou d'urgence. Il rend compte chaque année à l'Assemblée des dépenses et des recettes de l'exercice précédent dont la régularité comptable a été vérifiée par la Commission de Contrôle visée à l'Article 15. Il présente à l'Assemblée le budget prévisionnel pour l'exercice suivant. Le Trésorier Adjoint assiste le Trésorier dans sa tâche.
ARTICLE 14 - ORGANISATION DU TRAVAIL DE L'UNION
Emplois permanents, Experts
Le Bureau définit l'organisation des services, la nature et le nombre des emplois permanents. Il donne son avis au Président pour la nomination aux emplois. Le Bureau décide du choix et des modalités d'intervention des experts auxquels il pourra être fait appel, qu'il s'agisse des membres de l'URPS ou d'experts extérieurs éventuellement nécessaires à l'exécution des missions du Bureau.
Les Commissions telles que définies à l'article 6
Le Bureau propose à l'Assemblée la mise en place de commissions permanentes ou temporaires chargées d'examiner les questions propres à certaines missions des URPS. Ces commissions pourront comporter des membres extérieurs à l'URPS. La composition des commissions est proposée par le Bureau au vote de l'Assemblée de l'URPS. Le Bureau décide du budget de fonctionnement et de l'indemnisation éventuelle des membres de la commission dans le cadre du budget prévisionnel voté par l'Assemblée de l'URPS.
Les commissions peuvent désigner en leur sein un secrétaire responsable de son fonctionnement en liaison avec le Bureau de l'URPS. Un compte-rendu de chaque réunion sera adressé au Bureau de l'URPS.
ARTICLE 15 - DISPOSITIONS FINANCIÈRES
Financement & budget prévisionnel
Les dépenses de l'URPS sont financées par la contribution obligatoire des infirmiers instituée par l'article L. 4031-39 à L 4031-‘4 du code de la santé publique, ainsi que le cas échéant par des subventions, dons, legs et concours financiers divers.
Toutefois l'URPS ne peut solliciter des concours qui, par leur nature ou leur importance, seraient susceptibles de mettre en cause l'indépendance nécessaire à l'accomplissement de ses missions.
Le Trésorier établit annuellement un budget prévisionnel des opérations de recettes et de dépenses de l'URPS qui doit être approuvé par l'Assemblée générale du 4eme trimestre.
L'assemblée générale peut décider d'attribuer une fraction du budget annuel de l'union, mise à la disposition des collèges pour la mise en œuvre de leur programme de travail propre, et en fixe le montant qui doit être proportionnel au nombre des membres de chaque collège. En cas de non utilisation de ce budget par le collège, la part qui lui est attribuée est réaffectée au budget de l'union.
Commission de Contrôle des Finances
Une Commission de contrôle composée de 3 membres de l'Assemblée n'ayant pas la qualité de membre du Bureau est élue chaque année par l'Assemblée Générale à bulletin secret. Elle élit un Président en son sein.
La Commission de Contrôle procède, à toute époque, au contrôle et investigations comptables et financières. Elle présente à l'Assemblée, lors de la séance annuelle consacrée à l'approbation des comptes, un rapport concernant la gestion de l'URPS et les comptes de l'exercice comportant un état détaillé des recettes et de leur origine.
Un Commissaire aux Comptes sera désigné par le bureau et approuvé par l’assemblée. Ce commissaire aux comptes exerçant sa mission dans les conditions fixées par le livre Il du code du commerce et le Trésorier sont invités permanents de la commission.
Le budget, les comptes annuels et le rapport de la Commission de contrôle sont communiqués au Directeur général de l'ARS de Basse-Normandie.
ARTICLE 16 - MODIFICATION DU RÈGLEMENT INTERIEUR
Le présent règlement intérieur peut être modifié par décision de l'Assemblée de l'URPS adoptée à la majorité des deux tiers des membres présents sur proposition du Bureau ou de plus d'un tiers des membres de l'Assemblée de l'URPS transmise au Bureau. Pour ce vote les procurations ne sont pas admises. Le règlement intérieur ainsi que toute modification sont communiqués à l'Agence Régionale de Santé de Basse-Normandie.